Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen im Geschäftsverkehr (B2B) zu empfangen. Diese Regelung wurde durch das Wachstumschancengesetz, das im März 2024 verabschiedet wurde, rechtlich verankert. Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 (BGBl. I 2024 Nr. 108) führt Deutschland die E-Rechnung ein, um dem Beispiel anderer EU-Länder und einiger Drittstaaten zu folgen.

Diese Maßnahme ist Teil der ViDA-Initiative der EU, die ein elektronisches Meldesystem für die Umsatzsteuer vorsieht, das auf E-Rechnungsdaten basiert. Zunächst wird die E-Rechnung eingeführt, gefolgt von einem nationalen und EU-weiten Meldesystem, dessen Umsetzung bis 2028 geplant ist, aber möglicherweise auf 2030 oder 2032 verschoben wird.

Was ändern sich?

Ab dem 1. Januar 2025 wird zwischen elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) und anderen Rechnungen unterschieden.

Elektronische Rechnung

Eine E-Rechnung ist künftig eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format gemäß der europäischen Norm EN 16931 erstellt, übermittelt und empfangen wird. Formate wie PDF oder JPG, die nicht dieser Norm entsprechen, gelten nicht mehr als E-Rechnung.

Erlaubte Formate sind beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD, ebenso wie andere Formate wie Factur-X, solange sie die Normanforderungen erfüllen. Das Format muss zwischen Aussteller und Empfänger abgestimmt werden, und die Daten müssen entsprechend extrahierbar sein. Vorläufig sind auch EDI-Rechnungen, die nicht der Norm entsprechen, noch zulässig.

Sonstige Rechnung

Unter „sonstige Rechnungen“ fallen künftig Papierrechnungen sowie Rechnungen in Formaten wie PDF oder JPG.

Eine Rechnung im PDF-Format gilt ab 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung.

Wer ist betroffen?

Die E-Rechnungspflicht gilt für steuerbare Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmen (B2B), unabhängig vom Betriebszweck. Ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer (Umsatzsteuer) E-Rechnungen im B2B-Bereich ausstellen. Beide Parteien müssen im Inland ansässig sein, wobei der Sitz, die Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte im Inland erforderlich ist. Ein Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland reicht ebenfalls aus. Eine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland ohne Ansässigkeit löst keine E-Rechnungspflicht aus.

Die Pflicht betrifft nicht Umsätze an private Endverbraucher (B2C) oder grenzüberschreitende B2B-Umsätze.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im Inland steuerbare B2B-Umsätze durch E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – ohne dass eine vorherige Zustimmung des Empfängers erforderlich ist.

Die allgemeine Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen tritt ebenfalls ab dem 1. Januar 2025 in Kraft. Aufgrund des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwands für Unternehmen gibt es jedoch Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller, die bis 2027 gelten.

Übergangsfristen (Versand E-Rechnungen B2B)

Das gilt im Jahr…

• 2025 | 2026
  Rechnungen, entweder in Papierform oder, nach Vereinbarung zwischen dem Rechnungssteller und dem Rechnungsempfänger, in elektronischen Formaten wie PDF, JPG usw.
• 2025 | 2026 | 2027
  Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro: Sonstige Rechnungen, entweder in Papierform oder, nach Vereinbarung zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger, auch in elektronischen Formaten wie PDF, JPG usw.
• 2025 | 2026 | 2027
  Rechnungen im EDI-Format, abhängig von der Zustimmung des Empfängers.
• 2025 | 2026 | 2027 | 2028
  E-Rechnung (gemäß EN 16931); kann ohne Zustimmung des Empfängers versendet werden.

Details finden sich auch im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024

Bis Ende 2026…

… können Rechnungsaussteller für B2B-Umsätze in den Jahren 2025 und 2026 weiterhin Papierrechnungen versenden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (z. B. PDF), sind in diesem Zeitraum noch zulässig, wobei die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich bleibt. Ab 2025 wird jedoch die E-Rechnung Vorrang vor der Papierrechnung haben. Daher müssen alle Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren können.

Bis Ende 2027…

Rechnungsaussteller, die im Jahr 2026 einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro erzielt haben, dürfen für B2B-Umsätze im Jahr 2027 weiterhin Papierrechnungen versenden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (z. B. PDF-Dateien mit Zustimmung des Empfängers), sind in diesem Zeitraum weiterhin zulässig.

Unternehmer, deren Vorjahresumsatz 2026 über 800.000 Euro liegt, können zumindest weiterhin Rechnungen per elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) ausstellen. Dies gilt auch für Umsätze in den Jahren 2026 und 2027, selbst wenn die erforderlichen Informationen nicht in einem Format extrahiert werden, das der europäischen Norm (CEN-Norm EN 16931) entspricht oder damit kompatibel ist.

Ab 2028…

… müssen alle inländischen Unternehmen die neuen Anforderungen an E-Rechnungen und deren Übermittlung für B2B-Umsätze (Lieferungen und sonstige Leistungen) zwingend erfüllen.

Pflichten der Rechnungsempfänger

• Die Pflicht zur E-Rechnung gilt grundsätzlich ab dem 1. Januar 2025.
• Alle Unternehmen müssen den Empfang von E-Rechnungen ermöglichen. Wenn ein inländisches Unternehmen keine der Übergangsregelungen in Anspruch nimmt, müssen alle unternehmerischen Rechnungsempfänger ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten.
• Auch Unternehmen, die ausschließlich Privatkunden oder Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuerausweis haben, sollten sicherstellen, dass sie zum Jahreswechsel 2024/2025 zumindest den Empfang von E-Rechnungen ermöglichen können.
• Im Gegensatz zu früher ist die Ausstellung der „neuen“ E-Rechnung ab 2025 nicht mehr von der Zustimmung des Empfängers abhängig. Eine Zustimmung ist nur noch erforderlich für Rechnungen, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen (z. B. PDF-Dateien) oder in Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht (z. B. bei steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).

Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt die Zustimmung des Empfängers weiterhin notwendig.

Übermittlung von E-Rechnungen

• Rechnungsaussteller und -empfänger sollten sich idealerweise im Vorfeld auf einen Übermittlungsweg einigen. Mögliche Optionen für die Zustellung von E-Rechnungen sind:
• Versand per E-Mail
  Bereitstellung über eine elektronische Schnittstelle
  Gemeinsamer Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Unternehmensnetzwerks
  Download über ein Internetportal
• Alternativ können Unternehmen einen externen Dienstleister für die Erstellung und/oder Übermittlung von E-Rechnungen beauftragen. In diesem Fall muss der Rechnungsaussteller sicherstellen, dass der Dienstleister die gesetzlichen Anforderungen für eine korrekte Rechnung erfüllt.
• Für den Empfang der E-Rechnung könnte zunächst ein E-Mail-Postfach ausreichen.

Da die Gefahr von Cyberangriffen mit dem Empfang von E-Mail-Anhängen steigt, sollten E-Rechnungsdaten vor dem Import auf mögliche Schadsoftware überprüft werden.

Ausnahmen

Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt nicht in allen Fällen. So können Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) weiterhin als „sonstige Rechnungen“ übermittelt werden, etwa in Papierform. Dasselbe gilt für Fahrausweise. Außerdem sind Rechnungen für steuerfreie Leistungen gemäß § 4 Nr. 8 bis 29 UStG ebenfalls von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Aufbewahrungspflichten

Die Aufbewahrungsfrist für E-Rechnungen bleibt unverändert bei zehn Jahren. Es gelten weiterhin die allgemeinen Anforderungen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten (GoBD). Die E-Rechnung muss im ursprünglichen, strukturierten elektronischen Format aufbewahrt werden, wobei auch die Unveränderbarkeit der Datei beim Speichern gewährleistet sein muss.

Hinweis: Wenn sich Rechnungsaussteller und -empfänger darauf einigen, zusätzlich zur strukturierten E-Rechnung auch ein inhaltsgleiches, lesbares Dokument im Bildformat (z. B. PDF) zu übermitteln, bleibt die Pflicht bestehen, das ursprüngliche, strukturierte Format zu archivieren.