Die Digitalisierung macht auch vor der Immobilienbranche nicht halt. Sie verändert die Arbeitsweise von Maklern, Hausverwaltungen und WEG-Verwaltern in vielen Bereichen. Dazu zählen unter anderem Terminvereinbarungen mit Kauf- oder Mietinteressenten, die Kommunikation per E-Mail oder Webformular, der Datenaustausch mit externen Dienstleistern sowie die Nutzung von Immobilienportalen.

Auch die Erfassung und Übermittlung von Verbrauchsdaten für Heiz- und Betriebskostenabrechnungen oder die Beauftragung von Handwerkern und Monteuren erfolgen zunehmend digital. Mit der verstärkten Nutzung digitaler Systeme und der Verarbeitung personenbezogener Daten steigen gleichzeitig die Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit. Unternehmen stehen dabei vor der Aufgabe, rechtliche Vorgaben einzuhalten und gleichzeitig effiziente und praxistaugliche Lösungen umzusetzen. Denn Datenschutzverstöße bleiben selten ohne Folgen. Neben Bußgeldern und möglichen Schadensersatzforderungen drohen im Ernstfall auch Reputationsschäden und Vertrauensverluste – sowohl gegenüber Kunden als auch Geschäftspartnern.

Falls Sie einen oder mehrere der unternstehenden Punkte noch nicht geregelt haben, könnte eine fachkundige Beratung durch unsere Experten hilfreich sein. Wir bieten Ihnen grundsätzlich ein kostenloses Erstgespräch, um uns kennenzulernen.

Bei einer Beauftragung entwickeln wir für Sie praxisorientierte Lösungen, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag umsetzen und auch durchalten können.

Hier sind einige Fragen, die sich Unternehmen in der Immobilienbranche nicht nur stellen sollten, sondern zu denen sie klare Antworten finden müssen:

• Wie gewährleisten wir, dass die personenbezogenen Daten der Mieter und Käufer sicher gespeichert und verarbeitet werden?
• Haben wir eine rechtskonforme Datenschutzerklärung, die unseren Kunden und Mietern klar erklärt, wie ihre Daten verwendet werden?
• Sind unsere Maßnahmen in Datenschutz und IT-Sicherheit ausreichend, um Haftungsrisiken zu vermeiden?
• Wie gehen wir mit den sensiblen Daten von Interessenten, wie etwa Identitätsnachweisen und Finanzinformationen, um?
• Dürfen Daten von Interessenten und Mietern ohne deren Zustimmung an den Vermieter weitergegeben werden?
• Wie kann die Videoüberwachung von Eingangsbereichen und Grundstücken rechtssicher umgesetzt werden?
• Wie gewährleisten wir, dass der Austausch von Heizkostenabrechnungen und anderen relevanten Daten datenschutzkonform erfolgt?
• Wie stellen wir sicher, dass personenbezogene Daten von Monteuren und Handwerkern vertraulich behandelt werden?
• Wie gehen wir mit der Speicherung und Löschung von Daten um, wenn ein Mietverhältnis endet oder eine Transaktion abgeschlossen ist?
• Sind alle unsere digitalen Kommunikationskanäle, wie E-Mails und Online-Formulare, ausreichend geschützt?
• Wie gewährleisten wir, dass der Einsatz smarter Rauchmelder durch beteiligte Dienstleister datenschutzkonform erfolgt?
• Wie stellen wir sicher, dass mobile Geräte, die auf Unternehmensdaten zugreifen, ausreichend gesichert sind?
• Welche Sicherheitsvorkehrungen müssen wir treffen, um digitale Besichtigungen und Videokonferenzen abzusichern?
• Müssen wir die Kommunikation per E-Mail, die personenbezogene Daten enthält, immer verschlüsseln?
• Müssen wir unsere Mitarbeiter in Datenschutz und Datensicherheit schulen, und wenn ja, wie?
• Dürfen wir Cloudsysteme nutzen, und wie gewährleisten wir, dass jeder nur auf die Daten zugreifen kann, die für seine Aufgabe relevant sind?
• Was müssen wir bei der Speicherung von Mietverträgen, Mietkautionsdaten und anderen relevanten Dokumenten beachten?
• Benötigen wir Konzepte zur Datensicherung, Wiederherstellung und für den Notfall?
• Müssen wir im Falle eines Hackerangriffs grundsätzlich eine Meldung an die Behörde machen?

In einer zunehmend digitalisierten Welt wird der Umgang mit personenbezogenen Daten immer komplexer und risikobehafteter. Die Beantwortung dieser Fragen und die proaktive Auseinandersetzung mit den relevanten Datenschutz- und IT-Sicherheitsvorgaben ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein wichtiger Schritt, um das Vertrauen Ihrer Kunden und Geschäftspartner zu stärken und Haftungsrisiken zu minimieren. Wenn Sie in allen Bereichen gut vorbereitet sind, schützen Sie nicht nur die Daten Ihrer Mieter und Käufer, sondern auch Ihr eigenes Unternehmen vor rechtlichen und finanziellen Risiken.

 

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