In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) wird das Thema Datenschutz oft unterschätzt. Die meisten Betriebe erkennen nicht sofort, welche Maßnahmen sie direkt am Arbeitsplatz ergreifen können, um sensible Daten zu schützen. Dabei ist es gerade in der heutigen digitalen Welt von entscheidender Bedeutung, auch in der Büroarbeit auf die richtigen Sicherheitsmaßnahmen zu setzen.

Datenschutz betrifft nicht nur große Unternehmen, die mit hochsensiblen Daten umgehen, sondern jeden Mitarbeiter in jedem Unternehmen, der personenbezogene Informationen verarbeitet – sei es in der Buchhaltung, in der Personalabteilung oder im Kundenservice. Oft ist es den Mitarbeitern und Führungskräften leider nicht bewusst, wie viele einfache Maßnahmen den Datenschutz am persönlichen Arbeitsplatz erheblich verbessern können.

Der Schritt von der theoretischen Kenntnis über Datenschutzbestimmungen hin zur praktischen Umsetzung ist aber entscheidend, um Risiken zu minimieren. In diesem Artikel möchten wir einige grundlegende Maßnahmen vorstellen, die Mitarbeiter im Unternehmen ergreifen können, um den Datenschutz direkt am Arbeitsplatz zu gewährleisten. Viele dieser Maßnahmen sind schnell und einfach umzusetzen – und werden mit großer Zustimmung der Belgschaft angenommen, wenn ihre Bedeutung für die Sicherheit und den Schutz der Daten klar kommuniziert wird.

Die nachstehende Liste basiert auf den Anforderungen der DSGVO sowie den einschlägigen Normen zur IT-Sicherheit, wie etwa ISO 27001, TISAX, PCI-DSS und NIS-2. Sie hilft Ihnen dabei, einen guten Sicherheitsstandard zu erreichen und den Anforderungen an den Datenschutz gerecht zu werden.

Datenschutzmaßnahmen für den Arbeitsplatz

1. Blickschutzfolie
   Eine der einfachsten, aber effektivsten Maßnahmen ist die Blickschutzfolie für Monitore. Sie verhindert, dass Dritte den Bildschirm aus einem bestimmten Winkel einsehen können. Besonders in offenen Büros oder bei der Arbeit in öffentlichen Bereichen schützt diese einfache Folie vor neugierigen Blicken und sichert so sensible Daten.

2. Kein Fenster hinter dem Monitor
   Der Arbeitsplatz sollte so eingerichtet werden, dass der Monitor nicht in Richtung eines Fensters oder eines anderen offenen Bereichs zeigt. Dadurch wird verhindert, dass Personen von außen auf den Bildschirm schauen und vertrauliche Informationen einsehen können.

3. Sichtschutzvorhänge oder Blenden
   In offenen Büros oder bei Arbeitsplätzen mit viel Publikumsverkehr sind Sichtschutzvorhänge oder Trennwände eine gute Lösung. Sie bieten nicht nur Privatsphäre, sondern auch eine physische Barriere, die verhindert, dass Kollegen oder andere Besucher unbefugt auf den Bildschirm blicken können.

4. Bildschirmsperre bei Inaktivität
   Eine automatische Bildschirmsperre nach einer festgelegten Inaktivitätszeit stellt sicher, dass vertrauliche Daten nicht unbeaufsichtigt auf dem Bildschirm verbleiben. Diese Maßnahme verhindert unbefugten Zugriff auf den Computer, wenn der Mitarbeiter den Arbeitsplatz kurz verlässt.

5. Verschlüsselung der Festplatte (Full-Disk-Encryption)
   Die Verschlüsselung der Festplatte stellt sicher, dass im Falle eines Diebstahls oder Verlusts des Geräts keine unbefugte Person auf die Daten zugreifen kann. Selbst wenn das Gerät in falsche Hände gerät, bleibt der Inhalt ohne das richtige Passwort oder die Entschlüsselung unzugänglich.

6. Vertraulichkeitshinweise auf den Bildschirmen
   Ein dezenter Hinweis auf dem Bildschirm, der Mitarbeiter an den vertraulichen Umgang mit Daten erinnert, kann das Bewusstsein für Datenschutz im Arbeitsalltag schärfen. Solche Erinnerungen fördern das verantwortungsbewusste Verhalten, besonders in stressigen Momenten.

7. Monitore im vertikalen Modus (View-Modus)
   Die Nutzung von Monitoren im vertikalen Modus, auch als „Portrait-Modus“ bekannt, kann helfen, die Sichtbarkeit des Bildschirms für andere Personen zu verringern. Da der Bildschirm nicht mehr im klassischen Querformat, sondern vertikal dargestellt wird, wird es schwieriger, Inhalte aus dem Blickwinkel anderer zu erkennen.

8. Zugangskontrollen für den Arbeitsbereich
   Der physische Zugang zu Arbeitsplätzen sollte gesichert sein, insbesondere in Büros, in denen mit sensiblen Informationen gearbeitet wird. Nur autorisierte Personen sollten Zutritt zu Bereichen haben, in denen vertrauliche Daten verarbeitet oder gespeichert werden.

9. Kontrolle der USB-Ports und externen Geräte
   Um das Risiko unbefugter Datenkopien oder -diebstähle zu verhindern, sollten USB-Ports und andere externe Anschlüsse gesperrt oder eingeschränkt werden. Auch Softwarelösungen, die den Zugriff auf diese Geräte überwachen, können helfen, den Datentransfer zu kontrollieren.

10. Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter
    Datenschutz geht Hand in Hand mit Schulungen und Sensibilisierungen für Mitarbeiter. Sie müssen regelmäßig darüber informiert werden, wie sie sicher mit vertraulichen Informationen umgehen, welche IT-Sicherheitsvorkehrungen zu beachten sind und wie sie potenzielle Risiken erkennen können.

11. Datenmaskierung und -verschlüsselung auf Bildschirmen
    Besonders bei der Anzeige sensibler Daten auf Bildschirmen kann die Datenmaskierung oder Verschlüsselung helfen, Informationen nur für autorisierte Personen sichtbar zu machen. Diese Softwarelösungen können verhindern, dass Daten im Klartext angezeigt werden, wenn jemand anders den Bildschirm einsehen kann.

12. Kopierschutzsoftware
    Software, die das Kopieren oder Bildschirmaufnehmen verhindert, ist eine weitere Schutzmaßnahme, die besonders bei vertraulichen Informationen sinnvoll ist. So wird verhindert, dass unbefugte Personen Daten unerlaubt speichern oder weiterverbreiten können.

13. Zugangsbeschränkungen und Benutzerrechte
    Der Zugriff auf Daten und Anwendungen sollte strikt nach dem Need-to-Know-Prinzip geregelt werden. Zugangsbeschränkungen und Benutzerrechte sorgen dafür, dass Mitarbeiter nur auf die Informationen zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen, und keine sensiblen Daten ohne Berechtigung einsehen können.

14. Privater Arbeitsplatz (Desk)
    Verschlossene Schreibtische oder Systeme, die eine private und geschützte Arbeitsumgebung bieten, tragen dazu bei, dass vertrauliche Informationen nicht öffentlich zugänglich sind. Diese Maßnahme hilft, Datenverlust oder unbefugte Einsicht zu verhindern, wenn der Arbeitsplatz unbesetzt ist.

Datenschutz beginnt am Arbeitsplatz

Der Schutz von Daten sollte an keinem Punkt der Unternehmensstruktur fehlen – er beginnt direkt am Arbeitsplatz eines jeden Einzelnen. Dabei lässt sich oft mit wenigen, aber effektiven Schritten der Schutz von sensiblen Daten signifikant erhöhen.

 

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