Ein externer Datenschutzbeauftragter (DSB) ist für viele Unternehmen ein zentraler Bestandteil, um die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer Datenschutzgesetze zu erfüllen. Doch was passiert, wenn die Zusammenarbeit mit Ihrem DSB nicht mehr Ihren Erwartungen entspricht? Ein Wechsel kann notwendig sein, um Ihr Unternehmen rechtlich abzusichern und datenschutzkonforme Prozesse zu gewährleisten. In diesem Artikel erklären wir, warum ein Wechsel sinnvoll sein kann, worauf Sie achten müssen, wie Sie den passenden Nachfolger finden und wie der Wechsel reibungslos gelingt.

 

Warum einen externen Datenschutzbeauftragten wechseln?

Es gibt viele Gründe, warum ein Wechsel des externen DSB notwendig werden kann. Häufig liegt es an unzureichender Beratung oder organisatorischen Schwächen des Anbieters. Hier sind die häufigsten Probleme:

• Mangelhafte Beratung:
  Ein unqualifizierter DSB erkennt Datenschutzprobleme oft nicht oder bietet keine praxistauglichen, rechtlich-technischen Lösungen an. Dies kann Haftungsrisiken erhöhen und datenschutzkonforme Unternehmensziele gefährden. Zum Beispiel könnte ein DSB versäumen, Sie bei der Einführung eines neuen CRM-Systems DSGVO-konform zu beraten, was zu Bußgeldern führen kann.
• Fehlende Proaktivität:
  Manche DSB handeln nur reaktiv, etwa bei Audits oder Anfragen von Behörden, ohne präventive Maßnahmen vorzuschlagen. Ein guter DSB sollte jedoch aktiv Risiken identifizieren und Lösungen entwickeln, bevor Probleme entstehen.
• Unzureichende Erreichbarkeit:
  Überlastete Anbieter, die zu viele Aufträge annehmen, sind oft schwer erreichbar. Dies führt zu verzögerter oder gar falscher Beratung, was insbesondere bei dringenden Fragen oder Datenpannen problematisch ist.
• Ständig wechselnde Ansprechpartner:
  Einige Anbieter setzen auf Callcenter-ähnliche Strukturen, bei denen Sie keinen festen, qualifizierten Ansprechpartner haben. Das Ergebnis sind pauschale Lösungen, die nicht auf Ihre individuellen Bedürfnisse eingehen.
• Unklare Kosten:
  Versteckte Gebühren, etwa für Audits, Schulungen oder die Bewältigung von Datenpannen, können die Kosten eines DSB unerwartet in die Höhe treiben. Untransparente Abrechnungen oder unzureichende Pauschalen für unvorhergesehene Situationen verschärfen das Problem.
• Fehlende Anpassung an neue Regeln und Technologien:
  Der Datenschutz entwickelt sich ständig weiter, etwa durch neue EU-Gesetze wie den AI Act oder den Einsatz moderner Technologien wie KI und Cloud-Diensten. Ein DSB, der hier nicht auf dem neuesten Stand ist, kann Ihre Compliance gefährden.

 

Was sollten Sie vor dem Wechsel beachten?

Ein gut geplanter Wechsel ist entscheidend, um Risiken wie Wissensverlust oder Bußgelder zu vermeiden. Beachten Sie folgende Punkte:

• Kündigung des bestehenden Vertrags: Externe DSB unterliegen keinem Kündigungsschutz, sodass Verträge ordentlich gekündigt werden können. Prüfen Sie die Kündigungsfristen und Vertragslaufzeiten sorgfältig, um einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten.
• Anforderungen an den Nachfolger klären:
  Analysieren Sie die Schwächen des aktuellen DSB, um klare Erwartungen an den Nachfolger zu definieren. Benötigen Sie mehr technische Expertise, schnellere Reaktionszeiten oder spezifische Branchenkenntnisse? Eine klare Anforderungsliste hilft, den richtigen Kandidaten zu finden.
• Interne Kommunikation:
  Informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig über den Wechsel und schulen Sie sie, an wen sie sich bei Datenschutzfragen wenden sollen. Dies stärkt das Vertrauen und sorgt für klare Abläufe.
• Meldung an die Datenschutzbehörde:
  Gemäß DSGVO Art. 37 Abs. 7 müssen Sie den Wechsel des DSB online an die zuständige Aufsichtsbehörde melden. Dies ist ein einfacher, aber notwendiger Schritt, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
• Daten aktualisieren:
  Passen Sie die Kontaktdaten des neuen DSB in allen relevanten Dokumenten an, etwa in der Datenschutzerklärung auf Ihrer Webseite, in Verträgen oder internen Richtlinien.
• Vertraulichkeit sichern:
  Auch nach Vertragsende ist der alte DSB zur Verschwiegenheit verpflichtet. Klären Sie vertraglich, dass sensible Informationen geschützt bleiben, und überprüfen Sie, ob Zugriffsrechte korrekt entzogen wurden.
• Risiken vermeiden:
  Ein schlecht geplanter Wechsel kann zu Wissensverlust, Inkonsistenzen in der Dokumentation oder sogar Bußgeldern führen. Eine strukturierte Übergabe ist daher essenziell.

 

Wie finden Sie den passenden Datenschutzbeauftragten?

Die Auswahl eines neuen DSB ist entscheidend für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Achten Sie auf folgende Kriterien:

• Qualifikationen:
  Ein qualifizierter DSB sollte über anerkannte Zertifizierungen (z. B. von TÜV, GDD, DEKRA oder udis) verfügen und fundierte Kenntnisse in IT-Sicherheit mitbringen, etwa zu Standards wie ISO 27001 oder zu Cloud-Lösungen. Technische Expertise ist besonders wichtig, da viele Datenschutzverstöße technischer Natur sind.
• Branchenexpertise:
  Wählen Sie einen DSB mit Erfahrung in Ihrer Branche. Im Gesundheitswesen beispielsweise sind Kenntnisse im Umgang mit Patientendaten entscheidend, während im E-Commerce Themen wie Tracking und Cookies im Vordergrund stehen.
• Datenpannen-Management:
  Ein guter DSB muss in der Lage sein, bei Datenpannen schnell und kompetent zu handeln. Klären Sie, ob der Kandidat Erfahrung in der Krisenbewältigung hat, um Schäden zu minimieren.
• Kommunikation:
  Der DSB sollte klar und verständlich kommunizieren, Ihre Unternehmenswerte teilen und auf Augenhöhe beraten. Eine gute Chemie erleichtert die Zusammenarbeit und fördert Vertrauen.
• Internationaler Kontext:
  Wenn Ihr Unternehmen international tätig ist, sollte der DSB Kenntnisse in internationalen Datenschutzgesetzen wie dem California Consumer Privacy Act (CCPA) oder dem UK GDPR mitbringen.

 

Wie läuft der Wechsel ab?

Ein strukturierter Ablauf sorgt für einen reibungslosen Übergang. So gehen Sie vor:

1. Bedarfsanalyse:
   Analysieren Sie die Gründe für den Wechsel und definieren Sie die Anforderungen an den neuen DSB. Dies bildet die Grundlage für die Auswahl.
2. Vertrag kündigen:
   Prüfen Sie die Kündigungsfristen im Vertrag mit dem aktuellen DSB und kündigen Sie fristgerecht.
3. Neuen DSB bestellen:
   Setzen Sie den Nachfolger zum Ende der alten Zusammenarbeit ein, um eine Lücke zu vermeiden.
4. Behörde informieren:
   Melden Sie den Wechsel der zuständigen Datenschutzbehörde gemäß DSGVO.
5. Übergabe organisieren:
   Dokumentieren Sie alle bestehenden Datenschutzprozesse, wie das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten oder Datenschutz-Folgenabschätzungen, und erstellen Sie ein Übergabeprotokoll. Eine direkte Übergabe zwischen altem und neuem DSB ist ideal.
6. Unterlagen einfordern:
   Fordern Sie alle relevanten Dokumente vom alten DSB an, etwa Berichte oder Verträge zur Auftragsverarbeitung, und beachten Sie gesetzliche Aufbewahrungsfristen.
7. Zugriffsrechte entziehen:
   Entfernen Sie alle Berechtigungen des alten DSB, etwa für E-Mail-Konten oder Fernzugriffssysteme, um Sicherheitsrisiken zu vermeiden.
8. Daten aktualisieren:
   Aktualisieren Sie die Kontaktdaten des neuen DSB in allen relevanten Dokumenten und auf Ihrer Webseite.

 

Nachhaltige Zusammenarbeit sichern

Ein Wechsel ist nur der Anfang. Um langfristig von Ihrem neuen DSB zu profitieren, sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Regelmäßiges Feedback:
  Planen Sie Feedbackgespräche, um die Zusammenarbeit kontinuierlich zu verbessern und Missverständnisse zu vermeiden.
• Klare Ziele: Definieren Sie klare Erwartungen und Meilensteine, etwa jährliche Audits oder regelmäßige Berichte, um den Datenschutz im Unternehmen zu stärken.
• Schulungen:
  Stellen Sie sicher, dass der DSB Ihre Mitarbeiter regelmäßig schult, um das Datenschutzbewusstsein zu fördern.
• Alternative prüfen:
  In manchen Fällen kann ein interner DSB sinnvoller sein, insbesondere wenn ein erneuter Wechsel zu aufwendig erscheint. Wägen Sie diese Option sorgfältig ab.

 

Die Rolle der Geschäftsführung

Die Geschäftsführung spielt eine zentrale Rolle beim Wechsel des DSB. Sie muss den Wechsel genehmigen, die Auswahl des Nachfolgers unterstützen und sicherstellen, dass die Zusammenarbeit reibungslos funktioniert. Wichtig: Nach der DSGVO bleibt die Geschäftsführung für Datenschutzverstöße verantwortlich. Ein qualifizierter und zuverlässiger DSB ist daher unerlässlich, um Haftungsrisiken zu minimieren.

 

Ihr Weg zu einem zuverlässigen Datenschutzbeauftragten mit uns

Ein Wechsel des DSB ist eine Chance, Ihre Datenschutzprozesse zu optimieren und Ihr Unternehmen rechtlich abzusichern. Als erfahrene externe Datenschutzbeauftragte unterstützen wir Sie dabei, Ihre Anforderungen an Datenschutz und Compliance zu erfüllen. Unsere Leistungen bieten Ihnen folgende Vorteile:

• Umfassende Expertise:
  Unsere Datenschutzbeauftragten und Datenschutzauditoren und verfügen über anerkannte Zertifizierungen (z.B. TÜV-SÜD, GDDcert und iapp) und fundierte Kenntnisse in IT-Sicherheit und den einschlägigen Datenschutzgesetzen.
• Branchenspezifische Lösungen:
  Durch langjährige  Erfahrung kennen wir die Anforderungen Ihrer Branche, sei es Gesundheitswesen, E-Commerce oder Industrie, und bieten maßgeschneiderte Beratung.
• Proaktive Beratung:
  Wir identifizieren Risiken frühzeitig und entwickeln präventive Maßnahmen, um Ihre Compliance zu sichern.
• Transparente Kosten:
  Mit klaren, fairen Abrechnungen vermeiden wir versteckte Gebühren und bieten Planungssicherheit.
• Schnelle Erreichbarkeit:
  Unser Team steht Ihnen jederzeit zur Verfügung, insbesondere in Krisensituationen wie Datenpannen.
• Langfristige Partnerschaft:
  Wir setzen auf feste Ansprechpartner und regelmäßige Schulungen, um eine nachhaltige Zusammenarbeit zu gewährleisten.

 

Kontaktieren Sie uns noch heute!
Für ein unverbindliches Erstgespräch – wir analysieren
und optimieren Ihre Datenschutzprozesse

Ganzheitliche Datenschutzlösungen mit tec4net
https://www.tec4net.com/web/datenschutz/