Im Rahmen unserer ISO-27001-Beratung wird uns häufig die Frage gestellt, ob sich die für die Norm erforderlichen Dokumente und Verfahren auch in Confluence abbilden lassen. Die Frage kommt besonders häufig auf, wenn wir mit den Kunden die Anforderungen an die Dokumentenlenkung besprechen. Viele Unternehmen wünschen sich eine moderne, zentrale Lösung statt einer klassischen Ablage mit vielen einzelnen Dateien. In diesem Artikel erklären wir, was die ISO 27001 wirklich verlangt und wie Sie die Dokumentenlenkung praxisnah und normkonform auch mit Confluence oder vergleichbaren Lösungen umsetzen können.

Die gute Nachricht: Confluence eignet sich grundsätzlich für den Einsatz im ISMS. Die Plattform bietet bereits wichtige Funktionen wie Versionshistorie, Berechtigungssteuerung, Labels und Seitenvorlagen. Allerdings ist Confluence nicht automatisch normkonform. Entscheidend ist, wie Sie die Nutzung organisatorisch regeln und in Ihre ISMS-Prozesse einbinden.

 

Wichtige Punkte, die Sie bei der Nutzung von Confluence besonders beachten sollten:

Genehmigungsprozess
Es muss klar geregelt sein, wer Dokumente prüft und wer sie freigibt. Die Freigabe sollte nachweisbar sein (z. B. durch einen Kommentar des Freigebenden oder ein definiertes Label wie „Freigegeben“ mit Datum).

Versionierung und Änderungskontrolle
Nutzen Sie die eingebaute Versionshistorie. Definieren Sie klar, welche Seite die verbindliche aktuelle Version darstellt. Veraltete Versionen sollten mit einem Label „Veraltet“ gekennzeichnet oder in einen Archiv-Bereich verschoben werden.

Zugriffsrechte
Die Berechtigungen müssen der Vertraulichkeitsstufe des Dokuments entsprechen. Vertrauliche Dokumente dürfen nur für berechtigte Personen sichtbar sein.

Eindeutige Kennzeichnung
Jedes Dokument sollte Metadaten enthalten (z. B. Verantwortlicher, letzte Prüfung, Gültigkeitsdatum).

Jährliche Überprüfung
Legen Sie fest, dass jedes Dokument mindestens einmal im Jahr auf Aktualität geprüft wird.

Aufzeichnungen (Records)
Besonders sensible Nachweise sollten oft als nicht mehr editierbare PDF-Anhänge oder auf „Nur-Lesen“ gestellten Seiten abgelegt werden.

 

Unsere Empfehlung aus der Praxis

Viele Unternehmen arbeiten erfolgreich mit Confluence als zentrales Dokumentenmanagement für das ISMS. Damit der Auditor später aber keine Beanstandungen hat, muss das Vorgehen in einem eigenen Verfahren zur Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen detailliert beschrieben werden. Dieses Verfahren dient als Nachweis, dass Sie die Anforderungen der ISO 27001 bewusst und systematisch umsetzen.

Praktische Tipps für eine gute Umsetzung:

• Erstellen Sie einheitliche Seitenvorlagen (Templates) mit festen Abschnitten für Zweck, Geltungsbereich, Verantwortlichkeiten und Änderungshistorie.
• Nutzen Sie Labels konsequent (z. B. „Entwurf“, „Freigegeben“, „Veraltet“).
• Definieren Sie eine klare Regel: „Die Confluence-Seite mit dem Status ‚Freigegeben‘ ist die einzig verbindliche Version.“

Resümee

Confluence ist ein modernes und grundsätzlich gut geeignetes Tool, um die Dokumentenlenkung nach ISO 27001 abzubilden. Es kann gegenüber klassischen Dateiablagen Zeit sparen und die Zusammenarbeit deutlich erleichtern.

Zu berücksichtigen ist dabei aber, dass die strukturierte Abbildung der Dokumente zusätzlichen initialen Aufwand erfordert – insbesondere bei der Formatierung (z. B. für Ausdrucke) und der sauberen Strukturierung. Zudem muss sichergestellt werden, dass Auditoren bei Bedarf einen geeigneten Zugriff auf die relevanten Unterlagen erhalten.

Haben Sie Fragen zu ISO 27001 oder möchten Sie Unterstützung bei der Erstellung eines normkonformen Verfahrens oder bei der Einrichtung passender Templates in Confluence? Gerne helfen wir Ihnen dabei, eine pragmatische und audit-sichere Lösung zu schaffen.

 

Unsere Angebote für Sie:

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